Chuẩn bị đầy đủ trước mọi cuộc họp, không bao giờ thừa!

Những vấn đề khác như chiêu đãi khách hàng hoặc tổ chức họp nội bộ công ty để lấy ý kiến cũng cần chuẩn bị trước một số tư liệu.

Tục ngữ có câu: “Muốn công việc thuận lợi, cần mài dao cho bén”. Đối với giới doanh nghiệp, việc “chuẩn bị” là điều cơ bản nhất trong mọi hành động.

Cho dù quản lý chi nhánh chỉ đến họp giao ban hàng tháng với tổng công ty, cũng phải có sự chuẩn bị:

– Dự định trước các vấn đề cần thảo luận, phải có sự hiểu biết một cách hệ thống về tư liệu, thiết kế, câu hỏi chất vất liên quan đến công việc của minh.

– Nếu được tự do phát biểu, thì hãy chuẩn vị trước vấn đề hoặc ý kiến sẽ phát biểu.

Ngược lại, nếu bạn từ tổng công ty đến công tác với chi nhánh, cũng cần phải chuẩn bị những điểm sau:

– Điều tra những kiến thức cơ bản về công việc, những thông tin hiện có, hoặc tìm thông tin từ những bài tranh luận, tư liệu, sách tham khảo của địa phương v.v…

– Máy ảnh, máy quay phim, các dụng cụ thu thập thông tin khác.

– Bản đồ, chương trình hội nghị, bảng kế hoạch, v.v…

Những vấn đề khác như chiêu đãi khách hàng hoặc tổ chức họp nội bộ công ty để lấy ý kiến cũng cần chuẩn bị trước một số tư liệu.

chuan-bi-cho-cuoc-hop

Công ty sản xuất đồ điện nọ quyế định hàng năm tổ chức ngày kỷ niệm thành lập công ty, khi đó, các phân xưởng lần lượt mở cuộc họp “lấy ý kiến”, nhằm mục đích làm cho ý kiến trên dưới được thông suốt, nhất trí với nhau. Nhưng vì không có phương châm thực hiện đồng nhất, nên tiến hành được 3 năm đến bây giờ chỉ là hình thức.

Nhà máy A- giám đốc nhà máy triệu tập toàn thể nhân viên họp vào sáng sớm, phát biểu một bài giáo huấn rất dài. Sau đó, ông hỏi nhân viên có ai thắc mắc không, vì không có ý kiến gì nên cuộc họp được giải tán nhanh chóng.

Nhà máy B- mười mấy người thành lập một nhóm, mọi người vây quanh giám đốc nhà máy, vừa ăn vừa thoải mái bàn tán về những vấn đề trong đời sống, hân nhân, sở thích v.v… sau đó giải tán.

Nhà máy C- vì giám đốc quá bận rộn, nên cuộc họp này do trưởng phòng hành chính chủ trì thay. Trong cuộc họp, ông êu cầu nhân viên đề xuất những vấn đề khó khăn trước mắt, nhưng những vấn đề mà nhân viên đưa ra hầu hết đều nằm trong dự định thực hiện của các phòng ban. Sau đó, cuộc họp giải tán.

Tình trạng này giống như dùng dụng cụ hỏng để làm việc vậy, chẳng thu được thành quả gì. Điều này ai cũng biết, nhưng lại không dễ thực hiện, rốt cuộc là tại sao? Bởi vì đa số người quản lý cho rằng – “chỉ cần giống như trước là được”, do đã quá quen với những điều cũ nên xảy ra tình trạng này.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *