Nói tới thương lượng, người ta nghĩ tới đàm phán lương hoặc ký hợp đồng lớn. Nhưng phần lớn người đi làm thương lượng nhiều lần mỗi tuần mà không gọi tên nó:
- Xin lùi hạn một việc
- Chia nguồn lực với bộ phận khác
- Yêu cầu nhà cung cấp giảm giá hoặc giao sớm hơn
- Từ chối một yêu cầu phát sinh của khách
- Đề nghị đồng nghiệp đổi cách phối hợp
Vì không gọi tên nó, không ai chuẩn bị — và đó là lý do phần lớn các cuộc này kết thúc bằng việc người nói to hơn được nhiều hơn.
Nguyên tắc gốc: thương lượng không phải chia một chiếc bánh cố định
Cách nghĩ phổ biến là "tôi được thì anh mất". Nó đúng với một số tình huống, nhưng phần lớn cuộc thương lượng trong công việc có nhiều biến số hơn một — và biến số thứ hai là chỗ mở ra lối thoát.
Ví dụ quen thuộc: khách muốn giao sớm hơn hai tuần. Nếu chỉ có một biến số là thời gian, hai bên phải giành nhau. Nhưng thực tế còn phạm vi công việc, số lượng, cách thanh toán, ai làm phần nào — và giao sớm phần A trong khi phần B giữ nguyên hạn có thể làm cả hai bên chấp nhận được.
Câu hỏi mở khoá: "Ngoài điều này ra, còn gì quan trọng với anh chị nữa không?"
Chuẩn bị: ba con số, mười phút
Trước bất kỳ cuộc trao đổi nào có thể phải nhượng bộ, hãy xác định ba con số — và xác định ở nhà, lúc bình tĩnh, không phải giữa cuộc họp:
- Điều bạn muốn — mức đề xuất ban đầu, có cơ sở
- Mức sàn — dưới mức này bạn không đồng ý. Đây là con số quan trọng nhất và không được nói ra.
- Phương án nếu không thoả thuận được — bạn sẽ làm gì nếu cuộc này không đi tới đâu
Con số thứ ba quyết định sức mạnh thật của bạn. Người có phương án thay thế tốt thương lượng nhẹ nhàng hơn hẳn, vì họ không sợ cuộc này đổ vỡ. Và ngược lại, nếu bạn không có phương án nào, việc đầu tiên nên làm không phải là thương lượng mà là tạo ra một phương án.
Năm bước trong cuộc trao đổi
1. Hỏi trước khi đề xuất
Đây là bước bị bỏ nhiều nhất. Trước khi đưa ra con số hay yêu cầu, hãy hỏi để hiểu bên kia đang cần gì và bị ràng buộc bởi cái gì.
- "Vì sao hạn lại là ngày đó ạ?"
- "Nếu chỉ chọn được một thứ, anh chị ưu tiên cái nào?"
- "Phía anh chị đang vướng gì?"
Rất thường xuyên, câu trả lời cho câu đầu tiên làm cả cuộc thương lượng trở nên dễ hơn — vì cái hạn tưởng là cứng lại đến từ một lý do có thể xử lý bằng cách khác.
2. Nêu vấn đề, không nêu lập trường
"Em không làm kịp trong hai tuần" là lập trường — nó chỉ có thể được chấp nhận hoặc bị bác.
"Trong hai tuần em làm được phần A và B, phần C cần thêm một tuần vì phải chờ dữ liệu từ bên kho" là vấn đề — và nó mời bên kia cùng tìm cách.
3. Đưa hai phương án, không đưa một
Một đề xuất chỉ tạo ra hai lựa chọn: đồng ý hoặc không. Hai phương án chuyển cuộc trò chuyện sang chọn cái nào — và đó là bước tiến lớn.
"Có hai cách: một là giao đủ vào ngày mười lăm; hai là giao phần chính vào ngày tám, phần còn lại ngày mười tám. Anh chị thấy cách nào hợp hơn?"
4. Nhượng bộ thì đổi lấy thứ khác
Nguyên tắc: mỗi lần bạn cho đi cái gì, hãy gắn nó với một điều kiện.
"Em làm được sớm hơn một tuần, nếu bên mình chốt yêu cầu trong hôm nay và không đổi nữa" — thay vì nhượng bộ trơn.
Nhượng bộ không kèm điều kiện dạy cho bên kia rằng cứ đề nghị là được, và lần sau họ sẽ đề nghị nhiều hơn.
5. Chốt bằng văn bản
Một tin nhắn ba dòng sau cuộc trao đổi: đã thống nhất gì, ai làm gì, hạn nào. Đây là bước mất ba mươi giây và tránh được phần lớn tranh cãi về sau.
Ba tình huống hay gặp
Bên kia cứng rắn và không nhúc nhích
- Hỏi lý do: "Anh chị bị ràng buộc bởi cái gì ạ?" — đôi khi họ cũng đang chịu áp lực từ chỗ khác
- Đề nghị tạm dừng: "Em xin một ngày để xem lại rồi mình trao đổi tiếp" — thời gian làm dịu và cho cả hai chỗ suy nghĩ
- Nếu vẫn dưới mức sàn của bạn, hãy nói không một cách rõ ràng — và đó là lý do phải xác định mức sàn từ trước
Bạn ở thế yếu hơn rõ rệt
Ví dụ: nhân viên mới, nhà cung cấp nhỏ, người phụ thuộc vào một khách hàng lớn.
- Đừng giả vờ mạnh — nó bị đọc ra ngay
- Chuyển từ tranh phần sang tăng giá trị: nêu điều bạn làm được mà bên kia cần, thay vì chỉ đòi
- Xin những thứ không tốn tiền của họ: thời gian, thứ tự ưu tiên, thông tin, giới thiệu
- Về dài hạn, giảm sự phụ thuộc — đây mới là cách đổi thế thật
Bên kia dùng áp lực thời gian
"Phải quyết trong hôm nay" là công cụ, và nó có tác dụng chính xác vì nó ngăn bạn kiểm tra. Cách xử lý: hỏi vì sao gấp, và nếu lý do không thuyết phục, hãy nói bạn cần thời gian. Một quyết định bạn buộc phải đưa ra trong hai giờ thường là quyết định không nên đưa ra.
Bốn thói quen làm bạn thương lượng tốt hơn mà không cần kỹ thuật gì
- Giữ đúng những gì đã hứa. Người có uy tín được nhượng bộ nhiều hơn, đơn giản vì lời họ nói đáng tin.
- Nói sớm khi có vấn đề, thay vì tới hạn mới báo — điều này tạo ra thiện chí mà bạn dùng được về sau.
- Không thắng bằng mọi giá. Bên kia còn làm việc với bạn nhiều lần nữa; một lần ép quá đáng đổi lấy nhiều lần khó khăn sau đó.
- Ghi lại các con số của lần trước: giá, thời hạn, điều khoản. Nó là căn cứ cho lần sau.
Ba lỗi phổ biến
- Nói con số của mình trước khi hiểu bên kia cần gì
- Không có mức sàn, nên nhượng dần cho tới lúc không còn gì
- Coi bất đồng là chuyện cá nhân — tách vấn đề khỏi con người là nguyên tắc giữ được cả kết quả lẫn quan hệ
Nó liên quan tới các cuộc thương lượng khác thế nào
- Với lương: cùng bộ nguyên tắc, nhưng chuẩn bị bằng dữ liệu thị trường — xem bài xin tăng lương và mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu; tra mặt bằng tại công cụ tra lương
- Khi được đề bạt: thời điểm nói là trước khi nhận lời — xem bài được đề bạt nội bộ
- Khi nói không với việc phát sinh: hỏi về thứ tự ưu tiên thay vì từ chối thẳng — xem bài quản lý công việc cá nhân
- Khi bàn về khối lượng công việc: mang dữ liệu và hai phương án — xem bài kiệt sức vì công việc
Luyện trong tuần này
- Trước cuộc trao đổi tiếp theo có thể phải nhượng bộ, viết ra ba con số
- Đặt một câu hỏi trước khi đưa đề xuất
- Đưa hai phương án thay vì một
- Chốt bằng tin nhắn sau đó
Bốn việc này không đòi hỏi bạn phải là người nói giỏi — và đó là điểm quan trọng: thương lượng tốt chủ yếu là chuyện chuẩn bị, không phải chuyện ăn nói. Cách trình bày cho gọn ở bài nói trong công việc.
Hỏi đáp
Tôi ngại mặc cả, có làm được không?
Được, vì phần lớn công việc nằm ở chuẩn bị chứ không ở lúc nói. Người trầm tính có lợi thế ở bước hỏi và lắng nghe — bước quan trọng nhất trong năm bước.
Với sếp thì thương lượng thế nào cho phải phép?
Đừng đặt vấn đề như một cuộc mặc cả. Hãy hỏi về thứ tự ưu tiên và đưa hai phương án — cách này chuyển quyết định về đúng người có quyền quyết mà vẫn nêu được ràng buộc của bạn.
Có nên nói mức sàn của mình không?
Không. Nói ra mức sàn nghĩa là bạn sẽ nhận đúng mức đó. Hãy giữ nó cho mình và dùng nó làm ranh giới để biết khi nào nên dừng.
Thương lượng qua tin nhắn có được không?
Với việc đơn giản thì được và còn tiện vì có ghi lại. Với việc phức tạp hoặc có bất đồng, hãy gọi hoặc gặp — rồi chốt lại bằng tin nhắn. Đó là cách kết hợp tốt nhất của cả hai.
