Điểm khác nhau giữa một trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc là gì?

Còn rất nhiều lầm tưởng giữa hai vị trí trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc hiện nay. Dù là những người có liên quan trực tiếp với giám đốc trong công việc nhưng giữa hai con người này lại là những trách nhiệm và quyền hạn hoàn toàn khác nhau.

Thư ký giám đốc được coi như bộ mặt thứ hai của người lãnh đạo lớn nhất của công ty. Công việc lớn nhất mà họ phải đảm nhiệm thay giám đốc là đi gặp gỡ, liên hệ với khách hàng cũ hay trong thời gian chăm sóc với những mục đích lâu bền.

Trước khi tới gặp gỡ khách hàng, việc làm thư ký giám đốc phải chuẩn bị là giấy tờ và các tài liệu liên quan một cách đầy đủ. Công tác này sẽ tốt tới 80% thời gian làm việc mỗi ngày của tại vị trí này. Ngoài ra thư ký giám đốc còn phải lưu trữ và quản lý các giấy tờ, hợp đồng kinh tế quan trọng của công ty.

Nhận và gửi những email từ phía khách hàng, đối tác. Các thông tin được gửi về email của công ty bao gồm cả những hồ sơ ứng tuyển liên quan tới vị trí thư ký giám đốc, thư ký giám đốc.

Lên lịch gặp gỡ đối tác, phỏng vấn nhân sự liên quan tới các vị trí giám đốc nhân sự, marketing, tài chính. Lên lịch công tác làm việc theo tuần cho các vị trí giám đốc phụ trách các mảng chuyên môn khác nhau tại công ty.

Người làm việc tại vị trí thư ký giám đốc cần có chuyên môn đại học trở lên các ngành quản trị doanh nghiệp, chuyên ngành kinh tế. Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, tổ chức công tác-làm việc theo nhóm. Kỹ năng điều phối và lựa chọn nhân sự hợp lý theo các đầu việc được giao.

Nhân viên trợ lý giám đốc có mức độ tham gia vào công việc điều hành cao hơn so với nhân viên thư ký giám đốc. Ở vị trí này họ hoàn toàn có thể thay mặt giám đốc đứng ra tổ chức điều hành công ty. Bàn giao, phân bổ công việc cho các phòng/ban chuyên môn khác nhau. Giám sát hiệu quả triển khai thực hiện các kế hoạch mà giám đốc đã bàn giao.

Hoạch định và tham mưu các chiến lược kinh doanh, chiến lược marketing cho từng giai đoạn tại doanh nghiệp. Hỗ trợ giám sát và xây dựng mục tiêu kinh doanh tại các phòng ban trong tổ chức. Ở một số công ty có quy định riêng về nhân viên trợ lý giám đốc sẽ có một số quyền hạn, công việc họ sẽ không được tham gia tổ chức và điều hành.

Trợ lý giám đốc có thể đứng ra đàm phán hợp đồng kinh tế với đối tác tương đương với chức vụ giám đốc. Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng giữa cả hai bên, tham mưu cho giám đốc về khả năng tiếp tục hay kết thúc hợp tác với đối tác. Cuối cùng là những báo cáo quản trị, giám sát tại công ty tới giám đốc theo các đầu việc được giao.

Nhân viên trợ lý giám đốc bắt buộc có trình độ đại học trở lên các chuyên ngành kinh tế, quản trị. Có kinh nghiệm tối thiểu 5 năm tại các vị trí liên quan. Và 1-2 năm làm tại vị trí trợ lý mới được ứng tuyển vị trí này ngay lập tức. Có kỹ năng tốt trong công tác quản lý hiệu suất và điều hành công việc. Có kỹ năng tốt tại vị trí lãnh đạo như kỹ năng tổ chức, kỹ năng giao tiếp, phát biểu trước đám đông.

Có thể nói quyền hạn tham gia tổ chức vận hành là điểm khác biệt nhất giữa nhân viên thư ký giám đốc và trợ lý giám đốc. Với những thông tin cơ bản này, chúng tôi hy vọng bạn sẽ xác định chính xác vị trí mà mình muốn theo đuổi trong tương lai