Chuyên Viên Nhân Sự - Hành Chính, Iso 9001... Trần Thị Kim Hiền | ứng viên tìm việc Giáo dục/Đào tạo/Thư viện tại Hồ Chí Minh

Tên trường: Trường Trung Học Lưu Trữ Và Nghiệp Vụ Văn Phòng Tw2

Giai đoạn: 2001 -2004

Tên khoa: Trung Cấp

Địa chỉ: Hồ Chí Minh

Ghi chú học tập: Thư ký văn phòng, Lưu trữ

Tổ chức: Công Ty Cp Thương Mại Đầu Tư Vimec

Giai đoạn: 9/2002 -02/2012

Hình thức làm việc:

Chuyên môn: - Quản lý nhân sự - Hành chính: • TỪ NĂM 2002 - 20012: 1/ Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ như: đóng dấu, tiếp nhận và gửi công văn, Fax, lưu trữ hồ sơ giấy tờ của Bộ phận. - Quản lý con dấu, căn cứ vào nội dung văn bản, giấy tờ để đóng dấu thích hợp. - Lập nhu cầu quản lý sử dụng và cấp phát văn phòng phẩm, theo định mức cho các đơn vị - Mua, theo dõi và thực hiện các hợp đồng cung ứng dịch vụ văn phòng, văn phòng phẩm, dụng cụ vệ sinh của công ty và của các dự án, in ấn các biểu mẫu để phục vụ cho các hoạt động của Công ty. - Hỗ trợ bộ phận Dự án phô tô, in ấn và đóng gói thầu dự án. - Tiếp nhận công văn, chứng từ đến và xử lý. Gửi chuyển thư đi. - Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu. - Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các phòng, ban, bộ phận liên quan. - Sắp xếp hồ sơ tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ - Viết giấy giới thiệu, giấy công tác - Quản lý vệ sinh văn phòng Công ty - Kiểm soát, thực hiện các thủ tục thanh toán các chi phí văn phòng (điện, nước, điện thoại bàn…), chi phí văn phòng, văn phòng phẩm (mực in, photo…) - Mua, theo dõi sử dụng và phân phối: Báo chí, card visit, thẻ nhân viên... 2/ Công tác Lễ tân - Quản lý phòng họp: Lập lịch sử dụng phòng họp, chuẩn bị phòng họp cho các cuộc họp, bảo quản các trang thiết bị trong phòng họp - Thanh toán các chi phí gởi xe máy của nhân viên - Quản lý tổng đài điện thoại, đảm bảo tổng đài được vận hành liên tục hiệu quả. Thực hiện chuyển tiếp các cuộc gọi đến đúng các phòng nhân sự yêu cầu. Trực tiếp trả lời giải đáp của khách, phản hồi thông tin kịp thời đáp ứng các yêu cầu của khách. - Tổ chức công tác tiếp đón khách đến làm việc tại Công ty (nơi làm việc, các điều kiện làm việc, nơi ăn ở nếu có) - Chuẩn bị cho các chuyến công tác theo kế hoạch của Ban giám đốc và nhân viên (xe, book vé máy bay, đặt phòng khách sạn,…) 3/ Công tác quản lý tài sản, thiết bị - Quản lý máy móc thiết bị văn phòng, (bao gồm hệ thống điện, nước, điện thoại, PCCC, các trang thiết bị văn phòng (bàn, ghế, tủ,…): Kiểm tra, kiểm soát việc sử dụng, tình trạng vệ sinh, tự sửa chữa hoặc thuê ngoài. - Nghiệm thu và thanh toán các chi phí bảo trì, lắp đặt các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của Công ty. - Lưu trữ hồ sơ, tài liệu văn bản có liên quan đến trang thiết bị của Công ty. 4/ Công tác quả lý nhân sự: + Theo dõi và cập nhật lưu trữ hồ sơ lý lịch nhân viên công ty trên máy tính, Theo dõi chấm công, tồn phép và sắp xếp tủ hồ sơ một cách khoa học nhất. + Thực hiện các thủ tục khi nhân viên thôi việc: Lập quyết định chấm dứt hợp đồng LĐ, thu hồi thẻ BHYT, thông báo kế toán thu hồi các khoản tiền tạm ứng, tiền làm thẻ ATM… + Soạn thảo các Công văn, thông báo, các loại Quyết định, các biểu mẫu liên quan đến Hành chánh nhân sự... + Theo dõi về công tác an toàn vệ sinh lao động, Quy trình tuyển dụng đào tạo, Bảng đánh giá nhân viên…. + Thu thập thông tin để xây dựng bảng mô tả công việc và Tiêu chuẩn công việc của tất cả các vị trí công việc theo tình hình thực tế để làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng + Theo dõi tình hình thực hiện HĐLĐ và đề xuất gia hạn hợp đồng mới không trễ hạn, lập phụ lục hợp đồng cho phù hợp với thực tế công việc của nhân viên - Báo cáo tình hình tăng giảm lao động cho cơ quan quản lý lao động hàng tháng - Xem xét xử lý và giải quyết kịp thời những yêu cầu, của các cơ quan quản lý Nhà nước, những thắc mắc của các bộ phận trong công ty thuộc thẩm quyền cho phép. - Công tác tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên. - Công tác đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Công tác Y tế: Theo dõi và thực hiện việc khám sức khỏe hàng năm cho nhân viên; Đo đạc môi trường hàng năm... - Công tác về BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng, - Lập tờ khai cấp sổ BHXH, Chốt sổ, ghi quá trình đóng BHXH, Gia hạn thẻ BHYT khi hết hạn.Lập các hồ sơ, thủ tục liên quan đến việc giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức….cho người lao động. - Đi công chứng các loại hồ sơ giấy tờ phục vụ cho việc làm hồ sơ thầu của Công ty. - Theo dõi quy cách trình bày văn bản của NV. - Theo dõi và thực hiện công tác quản lý và đăng ký hồ sơ pháp lý của Công ty: Giấy phép kinh doanh, hộ chiều, VISA, Thẻ doanh nhân ABTC... - Nhiều công việc khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty.