Thư Ký Dự Án, Thư Ký Kinh Doanh Trần Thị Ngọc Thuý | ứng viên tìm việc Hành chính/Thư ký/Trợ lý tại Hồ Chí Minh

Tên trường: Trường Đai Học Sài Gòn

Giai đoạn: 2006 -2009

Tên khoa: 6

Địa chỉ: Hồ Chí Minh

Ghi chú học tập: Quản Trị Văn Phòng

Tổ chức: Chi Cục Quản Lý Đất Đai- Sở Tài Nguyên Môi Trường Tây Ninh

Giai đoạn: 9/2009 -29-02-2012

Hình thức làm việc:

Chuyên môn: +Tiếp nhận các cuộc điện thoại đến chi cục, ghi chú nội dung, sàn lọc nội dung, hướng dẫn khách đến giao dịch và làm việc tại chi cục. + Tiếp nhận và phân loại theo thứ tự ưu tiên công văn, chứng từ trong ngày. + Soạn thảo văn bản(công văn, thư mời, biên bản họp, báo báo tuần, báo cáo tháng). + Trình ký các văn bản, phát hành các văn bản. + Cất giữ con dấu của chi cục, chịu trách nhiệm trình ký, đóng dấu, phát hành các văn bản của chi cục/ các phòng ban thuộc chi cục. + Lưu trữ có hệ thông, đầy đủ các văn bản, tài liệu, hồ sơ(giao đất, thuê đất, thu hồi đất)và các hồ sơ về Gía đất, Quy hoạch- đăng ký- thống kê, Kiểm kê- đo đạc. + Lưu trữ tất cả các văn bản của UBND tỉnh, sở, Ban, Ngành liên quan đến thực hiện công tác quản lý đất đai và các báo cáo của chi cục Quản lý Đất đai. + Cập nhật các văn bản pháp luật mới. + Theo dõi tiến đô thực hiện các hồ sơ liên quan đến Giao - Thuê - Thu hồi đất. + Lưu trữ các hồ sơ liên quan đến nhân sự: hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, các quyết định liên quan đến người lao động. + Đăng tuyển dụng, tiếp nhận, sàn lọc hồ sơ, đặt lịch phỏng vấn + Quản lý, theo dõi cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban. + Quản lý các hành chính phí: Photocopy, điện thoại, nước, internet, văn phòng phẩm. + Sắp xếp phòng họp và thông báo họp đến các bộ phận có liên quan. + Sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho chi cục. + Lấy thông tin, ý kiến, đề xuất từ các bộ phận/ phòng ban báo cáo lên lãnh đạo chi cục. + Truyền đạt và theo dõi việc triển khai thực hiện các thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo.

Tổ chức: Công ty cổ phần kỹ thuật và ô tô Trường Long

Giai đoạn: 05-02-2012 -03/2013

Hình thức làm việc:

Chuyên môn: - Đảm trách toàn bộ hoạt động mua sắm, cung ứng vật tư, thiết bị, hàng hóa, dịch vụ văn phòng của công ty một cách hiệu quả và kịp thời. - Cấp phát VPP, card điện thoại, in namecard, may đồng phục, làm bản tên, bảo hộ lao động, quà tặng.... - Làm các thủ tục giấy tờ hành chính, book vé.... - Tìm nhà cung cấp, trình duyệt giá, mua sắm vật tư- thiết bị. - Báo cáo tình hình sử dụng VPP, chi phí VPP, vật tư hàng tháng theo phòng ban - Quản lý, đặt mua sách báo cho VP - Theo dõi việc sữa chữa các hỏng hóc trong VP, vệ sinh, bảo vệ - Lập danh sách và tổ chức sinh nhật cho CB-CNV toàn công ty định kỳ vào tuần đầu của mỗi tháng. - Thực hiện các công tác khác như điều xe, theo dõi và lập giấy giới thiệu cho CB-CNV đi công tác - Theo dõi,tạm ứng, thanh toán các chi phí hành chánh của văn phòng: Chi phí điện thoại, internet, dịch vụ vệ sinh, VPP…..một số công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp.

Tổ chức: Công ty cổ phần TV-TM-DV Địa ốc Hoàng Quân

Giai đoạn: 04/2013 -31-08-2014

Hình thức làm việc:

Chuyên môn: - Tiếp nhận, chuyển giao văn bản, tài liệu…từ văn phòng công ty đến Ban Quản lý dự án, từ đơn vị tư vấn giám sát, các nhà thầu… - Theo dõi, soạn thảo, tổng hợp văn bản, báo cáo công việc hàng tuần. - Theo dõi, cập nhật văn bản trên hệ thống quản lý văn bản (ERP) của công ty.  Quản lý văn bản, tài liệu đầy đủ có hệ thống theo quy trình Iso của công ty.  Thực hiện tra cứu và trích lục các văn bản, hồ sơ dự án phục vụ cho các phòng ban liên quan và Ban lãnh đạo khi có yêu cầu.  Phụ trách hành chính khác: Thư ký cuộc họp, thủ quỹ, chấm công, đề xuất mua sắm thiết bị, công cụ, dụng cụ…  Liên hệ công việc với các nhà thầu, đơn vị tư vấn, các nhà thầu phụ và một số công việc khác theo sự phân công của Giám đốc dự án và Ban quản lý dự án.

Tổ chức: Công Ty Cổ Phần Đức Khải

Giai đoạn: 9-2014 -7-2015

Hình thức làm việc:

Chuyên môn: - Liên hệ giao dịch với các cơ quan, ban ngành, các Công ty trong nước, ngoài nước, bằng thư, điện thoại, fax hoặc email theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng quản trị . - Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với Chủ tịch Hội đồng quản trị và đón tiếp khách của Chủ tịch Hội đồng quản trị. - Sắp xếp lịch trình và nội dung các chuyến đi công tác trong và ngoài nước của Chủ tịch Hội đồng quản trị; chuẩn bị visa, vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và các thứ cần thiết khác trong phạm vi được yêu cầu. - Quản lý danh sách, số điện thoại, địa chỉ các Công ty, cơ quan hoặc cá nhân có nhu cầu liên hệ thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác. - Chuẩn bị quà tặng cho các đối tác, khách hàng theo chỉ đạo của CTHĐQT. - Tiếp nhận các cuộc điện thoại từ bên ngoài hoặc từ các bộ phận khác gọi đến cho Chủ tịch Hội đồng quản trị. - Sắp xếp và thông báo lịch các cuộc họp của các đối tác, khách hàng cho Chủ tịch Hội đồng quản trị. - Quản lý, kiểm soát trong quá trình tiếp nhận, lưu trữ và lưu chuyển những thư tín, công văn liên quan đến Công ty; chịu trách nhiệm về các thông tin mang tính bảo mật có liên quan đến cá nhân của Chủ tịch Hội đồng quản trị. - Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo Chủ tịch Hội đồng quản trị. - Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch HĐQT giao và báo cáo định kỳ tuần đối với các công việc thuộc trách nhiêm – quyền hạn.