Tuyển sai người là khoản tốn kém nhất trong nhân sự: mất mấy tháng lương, mất thời gian đào tạo, mất công việc bị đình trệ, rồi tuyển lại từ đầu.
Điều đáng nói là phần lớn quyết định sai bắt nguồn từ một buổi phỏng vấn mà không câu hỏi nào kiểm được năng lực thật.
Hai loại câu hỏi
Câu hỏi giả định — nói lên rất ít
"Nếu khách hàng phàn nàn gay gắt thì bạn xử lý thế nào?"
Câu này đo khả năng nói điều nghe hợp lý, không đo khả năng làm. Ai cũng biết đáp án đẹp: lắng nghe, xin lỗi, tìm giải pháp.
Người chưa từng gặp khách giận và người đã xử lý hàng trăm lần đều trả lời giống nhau.
Câu hỏi hành vi — hỏi về việc đã xảy ra
"Kể một lần bạn gặp khách hàng phàn nàn gay gắt. Chuyện gì xảy ra, bạn làm gì, kết quả thế nào?"
Câu này khó bịa hơn nhiều, vì bạn hỏi tiếp được: khách nói gì cụ thể, bạn nói lại thế nào, ai quyết định, mất bao lâu, sau đó có gì thay đổi.
Người đã trải qua kể được chi tiết. Người chưa thì câu chuyện mờ dần sau hai ba câu hỏi tiếp.
Kỹ thuật đào sâu
Câu trả lời đầu tiên thường là bản đã chuẩn bị. Giá trị nằm ở ba câu hỏi sau đó:
- "Cụ thể bạn làm gì?" — tách phần bạn làm khỏi phần cả nhóm làm. Nhiều ứng viên nói "chúng tôi" suốt buổi.
- "Lúc đó có phương án nào khác không, vì sao chọn cách này?" — đo tư duy chứ không đo trí nhớ.
- "Nếu làm lại thì bạn làm khác chỗ nào?" — người thật sự trải qua luôn có câu trả lời cho câu này.
Bài thử ngắn thay cho phỏng vấn dài
Với phần lớn vị trí, ba mươi phút làm việc thật cho biết nhiều hơn một giờ trò chuyện.
- Kế toán, hành chính — cho một bảng dữ liệu lộn xộn, yêu cầu ra báo cáo tổng hợp
- Bán hàng — cho một tình huống khách thật, nghe cách đặt câu hỏi trước khi chào hàng
- Chăm sóc khách hàng — cho một tin nhắn phàn nàn thật, yêu cầu viết câu trả lời
- Kỹ thuật — cho một lỗi thật đã từng gặp, xem cách khoanh vùng nguyên nhân
- Quản lý — cho một tình huống nhân sự có mâu thuẫn, nghe cách sắp thứ tự xử lý
Ba nguyên tắc để bài thử công bằng: ngắn, giống việc thật, và không phải là việc bạn đang cần làm miễn phí. Ứng viên nhận ra ngay khi bị dùng làm lao động không công, và họ kể lại.
Cấu trúc buổi phỏng vấn
- Mở đầu (5 phút) — nói rõ buổi phỏng vấn gồm những gì và kéo dài bao lâu
- Công việc thật (10 phút) — mô tả một ngày làm việc điển hình, để ứng viên tự đối chiếu
- Câu hỏi hành vi (20 phút) — 3–4 tình huống bám đúng phần khó nhất của vị trí
- Bài thử (20–30 phút) nếu có
- Ứng viên hỏi (10 phút) — phần này nói nhiều về họ hơn bạn nghĩ
- Kết (5 phút) — nêu rõ bước tiếp theo và thời gian phản hồi
Dùng cùng bộ câu hỏi cho mọi ứng viên cùng vị trí. Phỏng vấn tuỳ hứng khiến bạn không so sánh được ai hơn ai, chỉ nhớ được ai nói chuyện hợp gu mình.
Ứng viên hỏi gì là dấu hiệu tốt
- Hỏi về công việc cụ thể, cách đo kết quả, khó khăn hay gặp
- Hỏi về người sẽ làm cùng và cách phối hợp
- Hỏi vì sao vị trí này trống
Không có câu hỏi nào thường là dấu hiệu họ không quan tâm lắm, hoặc đang rải hồ sơ.
Bốn lỗi đánh giá hay gặp
- Thích người giống mình — cùng trường, cùng quê, cùng sở thích. Cảm giác hợp không đồng nghĩa làm được việc.
- Ấn tượng đầu quyết định hết — quyết trong ba phút đầu rồi phần còn lại chỉ đi tìm lý do củng cố.
- Lấy khả năng nói thay cho khả năng làm — nguy hiểm nhất với các vị trí mà công việc thật ít nói.
- So ứng viên với nhau thay vì so với yêu cầu công việc — người tốt nhất trong nhóm dở vẫn có thể không đủ.
Cách chống lại: ghi điểm theo từng tiêu chí ngay trong buổi, trước khi bàn với người khác.
Kiểm tra người tham chiếu
Bước này hay bị bỏ, nhưng với vị trí quan trọng thì rất đáng làm. Hỏi quản lý cũ ba câu:
- Bạn ấy phụ trách phần nào và làm tốt nhất ở đâu?
- Phần nào bạn ấy cần hỗ trợ thêm?
- Anh chị có nhận lại bạn ấy không?
Nhớ xin phép ứng viên trước khi liên hệ — đặc biệt khi họ vẫn đang làm ở chỗ cũ.
Chốt lương và mời làm việc
Trước khi ra con số, tra mặt bằng của đúng chức danh và khu vực tại công cụ tra lương. Mời thấp hơn mặt bằng thì ứng viên tốt sẽ từ chối muộn, sau khi bạn đã dừng tìm người khác.
Thư mời nên ghi rõ: mức lương, thành phần thu nhập, thời gian thử việc và mức thử việc, ngày bắt đầu, người quản lý trực tiếp. Mơ hồ ở giai đoạn này thành tranh cãi ở tháng thứ hai.
Hỏi đáp
Có nên hỏi lương cũ của ứng viên không?
Không cần thiết và dễ gây phản cảm. Điều bạn cần biết là mức họ mong muốn và giá trị vị trí trên thị trường, không phải công ty cũ trả bao nhiêu.
Phỏng vấn mấy vòng là đủ?
Với phần lớn vị trí, hai vòng là đủ: một vòng chuyên môn, một vòng với người quản lý trực tiếp. Kéo dài nhiều vòng làm mất ứng viên tốt vào tay nơi quyết nhanh hơn.
Ứng viên nhảy việc nhiều có nên loại không?
Nên hỏi lý do từng lần thay vì loại thẳng. Có ngành vốn dịch chuyển nhanh, và có người rời đi vì lý do rất hợp lý. Điều đáng lo là khi mọi lý do đều đổ cho người khác.
Nên phản hồi ứng viên bị loại không?
Nên, dù chỉ một dòng ngắn. Ứng viên hôm nay có thể là khách hàng hoặc đối tác ngày mai, và việc im lặng lan nhanh hơn bạn tưởng.
