Bạn đã thử vài ứng dụng quản lý công việc. Mỗi lần dùng được hai tuần rồi bỏ. Rồi quay lại cách cũ: nhớ trong đầu, ghi vài dòng vào giấy nhớ, và thỉnh thoảng quên mất một việc quan trọng.
Vấn đề gần như không bao giờ là công cụ. Nó nằm ở chỗ khác: bạn đang giữ danh sách việc trong đầu — nơi tệ nhất để giữ nó, vì đầu bạn không sắp xếp được và nó nhắc bạn vào lúc bạn không làm được gì.
Bốn thành phần của một hệ thống dùng được
Bất kỳ hệ thống nào tồn tại được lâu đều có đúng bốn phần. Thiếu phần nào thì nó sập ở đó.
1. Một chỗ duy nhất để ghi mọi thứ vào
Đây là phần quan trọng nhất. Mọi việc, ý tưởng, lời hứa, thứ cần nhớ — đi vào cùng một nơi. Sổ tay, ứng dụng ghi chú, tin nhắn tự gửi cho mình, đều được.
Điều làm hỏng hệ thống của phần lớn người ta không phải công cụ dở, mà là có bốn chỗ khác nhau: vài việc trong đầu, vài việc trong hộp thư, vài việc trong tin nhắn, vài việc trên giấy nhớ. Khi danh sách nằm rải rác, bạn không bao giờ tin được nó đầy đủ — và một danh sách không tin được thì bạn sẽ ngừng dùng.
2. Phân loại theo hành động, không theo chủ đề
Mỗi lần rà, chia những gì đã ghi vào bốn nhóm:
- Làm ngay nếu dưới hai phút — trả lời một tin, xác nhận một lịch hẹn
- Đưa vào lịch nếu gắn với một ngày giờ cụ thể
- Đưa vào danh sách chờ làm, viết dưới dạng hành động cụ thể
- Giao cho người khác hoặc bỏ
Về cách viết: "báo cáo quý" không phải một việc — bạn không biết bắt đầu từ đâu nên sẽ hoãn nó. "Xin số liệu bán hàng từ chị Lan" thì làm được ngay. Việc bị hoãn mãi thường là việc được viết quá to.
3. Chọn ba việc mỗi ngày
Danh sách dài làm bạn tê liệt. Mỗi sáng, hoặc tối hôm trước, chọn ba việc — trong đó ít nhất một việc quan trọng nhưng không gấp.
Ba là con số có chủ đích: đủ ít để làm xong thật, đủ nhiều để cảm thấy một ngày có tiến triển. Nếu xong sớm thì lấy thêm; nhưng chỉ tiêu của ngày là ba.
4. Rà lại mỗi tuần — phần bị bỏ nhiều nhất
Ba mươi phút cố định, cùng một khung giờ mỗi tuần. Không có bước này, mọi hệ thống đều chết trong khoảng một tháng.
- Xử lý sạch chỗ ghi chép — mọi thứ được phân vào một trong bốn nhóm
- Nhìn lại tuần vừa qua: việc gì xong, việc gì trượt và vì sao
- Nhìn tuần tới: có gì cần chuẩn bị trước không
- Xoá những việc đã không còn ý nghĩa — đây là bước làm bạn nhẹ nhất
Ba việc chỉnh nhịp làm việc trong ngày
- Dành khối thời gian không bị ngắt cho việc cần nghĩ. Chín mươi phút liền mạch cho ra kết quả hơn hẳn ba tiếng bị cắt vụn.
- Gom việc nhỏ lại: trả lời tin nhắn, xử lý hộp thư, gọi điện — làm thành một hai đợt trong ngày thay vì rải đều.
- Đừng bắt đầu ngày bằng hộp thư. Mở hộp thư trước là để người khác đặt ưu tiên cho ngày của bạn.
Nói không — kỹ năng quyết định nhất và ít được luyện nhất
Không có hệ thống nào cứu được một người nhận mọi việc. Ba cách từ chối mà vẫn giữ được quan hệ:
- Hỏi về thứ tự ưu tiên thay vì từ chối thẳng: "Em đang làm A và B, hạn tuần này. Nếu nhận thêm C thì anh muốn lùi cái nào?" — đây là cách hiệu quả nhất, vì nó chuyển quyết định về đúng người có quyền quyết.
- Nhận một phần: "Em làm được phần số liệu, phần trình bày nhờ bạn khác."
- Hẹn lại có ngày cụ thể: "Tuần sau em làm được, thứ Ba em gửi."
Nếu bạn thấy mình không thể từ chối bất cứ điều gì và khối lượng vẫn tăng, đó là dấu hiệu của một vấn đề lớn hơn — xem bài kiệt sức vì công việc.
Hộp thư điện tử — ba quy tắc là đủ
- Đọc một lần rồi quyết: trả lời, chuyển thành việc, lưu lại, hoặc xoá. Đọc rồi để đó là đọc hai lần cho cùng một thư.
- Thư cần hơn hai phút thì chuyển thành một việc trong danh sách, đừng để nó nằm trong hộp thư như một lời nhắc.
- Không dùng hộp thư làm danh sách việc — nó được sắp xếp theo thứ tự người khác gửi, không theo mức quan trọng với bạn.
Cách viết thư để bớt qua lại nhiều lần ở bài viết trong công việc.
Họp — nơi thời gian biến mất nhiều nhất
- Trước khi nhận lời, hỏi mục tiêu của buổi họp và bạn cần đóng góp gì
- Nếu chỉ để nghe thông tin, đề nghị nhận biên bản thay vì dự
- Ghi lại việc được giao ngay trong buổi, đừng tin vào trí nhớ sau đó
- Với buổi bạn chủ trì: nói rõ mục tiêu ở đầu, chốt việc và người phụ trách ở cuối
Cách phát biểu cho gọn và có sức nặng ở bài nói trong công việc.
Chọn công cụ: quy tắc mười phút
Nếu bạn phải học quá mười phút mới dùng được, nó sẽ bị bỏ. Đề nghị thực dụng:
- Một chỗ ghi chú — ứng dụng có sẵn trên điện thoại là đủ
- Một lịch — dùng chung với lịch công việc
- Một danh sách việc — có thể chỉ là một ghi chú duy nhất, chia bốn phần
Ba thứ, không hơn. Hệ thống đơn giản mà bạn thật sự dùng luôn thắng hệ thống hoàn hảo mà bạn bỏ sau ba tuần — cùng lý do khiến phần lớn khoá học bị bỏ dở, xem bài tự học khi đã đi làm.
Nếu bạn quản lý người khác
Hệ thống cá nhân của bạn còn phải theo được việc bạn đã giao. Hai bổ sung:
- Một danh sách "đang chờ người khác", ghi rõ giao cho ai, hạn nào — rà trong buổi rà tuần
- Ghi lại việc đáng chú ý của từng người ngay khi xảy ra, để tới kỳ đánh giá bạn không chỉ nhớ ba tháng cuối — xem bài đánh giá cuối năm
Bắt đầu trong hai mươi phút
- Mở một ghi chú mới, đổ hết mọi thứ đang trong đầu ra — không sắp xếp, cứ viết
- Chia thành bốn nhóm ở phần 2
- Chọn ba việc cho ngày mai
- Đặt lịch lặp lại ba mươi phút mỗi tuần cho buổi rà
Bước 1 thường là bước dễ chịu nhất: phần lớn người ta ngạc nhiên vì danh sách thật ngắn hơn cảm giác nặng nề mà nó gây ra khi còn nằm trong đầu.
Hỏi đáp
Tôi làm công việc bị ngắt liên tục thì áp dụng thế nào?
Với công việc phản ứng theo tình huống, hãy giữ hai phần: một khối nhỏ mỗi ngày cho việc cần nghĩ, phần còn lại chấp nhận là phản ứng. Điều quan trọng vẫn là ghi mọi thứ vào một chỗ để không rơi việc.
Giấy hay ứng dụng?
Cái nào bạn dùng đều mỗi ngày. Giấy dễ bắt đầu và ít gây xao nhãng; ứng dụng tiện tìm lại và nhắc hẹn. Đừng đổi qua lại — mỗi lần đổi là một lần mất dữ liệu và mất thói quen.
Hệ thống của tôi cứ được vài tuần rồi bỏ, vì sao?
Gần như luôn vì thiếu buổi rà hằng tuần. Không rà thì danh sách cũ đi, bạn ngừng tin nó, rồi quay lại giữ việc trong đầu.
Kỹ năng này có giá trị gì khi xin việc không?
Có, nhưng không phải bằng cách ghi "quản lý thời gian tốt" vào hồ sơ. Nó thể hiện qua việc bạn giữ đúng hẹn, phản hồi đúng thời gian đã nói, và trả lời được câu "việc đó tới đâu rồi" mà không phải đi tìm.