Ở phần lớn công việc hiện nay, người quản lý của bạn đọc bạn nhiều hơn nghe bạn: tin nhắn, email, báo cáo, ghi chú trong hệ thống.
Nghĩa là chất lượng viết của bạn đang liên tục nói cho họ biết bạn tư duy thế nào — dù bạn không có ý định đó.
Tin tốt: đây là kỹ năng học được nhanh, vì nó chủ yếu là một vài nguyên tắc về cấu trúc chứ không phải năng khiếu văn chương.
Nguyên tắc số một: kết luận đặt trước
Đây là thứ tạo khác biệt lớn nhất, và cũng là thứ trái với thói quen của phần lớn người viết.
Cách viết tự nhiên là kể theo trình tự: bối cảnh, diễn biến, rồi kết luận ở cuối. Nhưng người đọc bận thì đọc dòng đầu và quyết định có đọc tiếp không.
Trước:
"Em có liên hệ với bên nhà cung cấp từ thứ hai, họ báo là đang kiểm kho, tới thứ tư thì họ nói hàng về chậm do vận chuyển, em có hỏi lại thì họ bảo tuần sau, nhưng chưa chắc chắn..."
Sau:
"Lô hàng X sẽ chậm khoảng một tuần. Em đề xuất lùi lịch giao cho khách sang ngày 25 và báo họ hôm nay. Chi tiết trao đổi với nhà cung cấp ở dưới."
Cùng thông tin, nhưng bản thứ hai để người đọc quyết được ngay ở dòng đầu.
Cấu trúc dùng được cho hầu hết tình huống
- Kết luận hoặc đề nghị — một câu
- Lý do — hai tới ba gạch đầu dòng
- Bạn cần gì từ người đọc — nói rõ: duyệt, cho ý kiến, hay chỉ để biết
- Chi tiết — ai cần thì đọc tiếp
Mục 3 là mục hay bị bỏ nhất và gây tắc nhiều nhất. Rất nhiều tin nhắn dài kết thúc mà người nhận không biết mình phải làm gì.
Viết email công việc
- Tiêu đề nói được nội dung — "Đề xuất lùi lịch giao lô X sang 25/8" thay vì "Về vấn đề hàng hoá"
- Một email một việc — gộp ba việc vào một email thì thường chỉ việc đầu được trả lời
- Ghi rõ hạn nếu cần phản hồi: "Em cần ý kiến của anh chị trước 4h chiều nay ạ"
- Người nhận chính và người nhận biết tách rõ — người trong dòng nhận chính là người phải hành động
- Đính kèm thì nhắc trong thân thư, và kiểm đã đính kèm thật chưa
Nhắn tin cho cấp trên
Ba dạng hay dùng nhất:
Báo cáo tiến độ
"Anh ơi, việc X: đã xong phần A và B, còn phần C dự kiến xong chiều mai. Không có vướng mắc gì ạ."
Ba thông tin: đang ở đâu, khi nào xong, có vướng gì không. Đủ cho hầu hết trường hợp.
Xin ý kiến
"Em đang phân vân giữa hai cách: cách 1 nhanh hơn nhưng tốn thêm chi phí, cách 2 rẻ hơn nhưng chậm 3 ngày. Em nghiêng về cách 1 vì khách đang gấp. Anh thấy sao ạ?"
Nêu phương án và nghiêng về đâu, thay vì hỏi trống "anh thấy nên làm sao". Cách này vừa dễ trả lời hơn cho người quản lý, vừa cho thấy bạn đã suy nghĩ.
Báo tin xấu
"Anh ơi có việc này em cần báo sớm: đơn hàng Y bị sai số lượng, đã giao rồi. Em đã liên hệ khách và họ đồng ý nhận bổ sung vào thứ năm. Em đang rà lại quy trình để không lặp lại. Anh cần em làm gì thêm không ạ?"
Bốn phần: chuyện gì, đã xử lý tới đâu, ngăn tái diễn thế nào, cần gì từ họ.
Và nguyên tắc quan trọng nhất về tin xấu: báo sớm. Việc xấu báo sớm còn xử lý được; việc xấu báo muộn thành hai vấn đề — bản thân sự việc, và việc bạn đã giấu.
Viết báo cáo
- Bắt đầu bằng phần tóm tắt ba tới năm dòng, đủ để người không đọc phần còn lại vẫn nắm được
- Số liệu kèm ý nghĩa — không phải "doanh số 850 triệu" mà "doanh số 850 triệu, tăng 12% so với tháng trước, chủ yếu từ nhóm khách mới"
- Tách sự việc khỏi nhận định — người đọc cần biết đâu là số liệu, đâu là suy luận của bạn
- Kết bằng đề xuất cụ thể, không kết bằng "cần cải thiện thêm"
- Bảng và biểu đồ đơn giản hơn hẳn đoạn văn dài khi trình bày số
Bảy lỗi hay gặp
- Viết dài vì nghĩ dài là kỹ — người đọc bận đánh giá ngược lại
- Không nói rõ cần gì ở người nhận
- Xin lỗi quá nhiều — "em xin lỗi làm phiền anh" ba lần trong một tin nhắn làm loãng nội dung
- Dùng từ mơ hồ về thời gian — "sớm nhất có thể", "trong thời gian tới". Hãy ghi ngày.
- Chuyển tiếp một chuỗi email dài mà không tóm tắt giúp người nhận
- Viết khi đang bực — soạn xong để đó, đọc lại sau mười phút rồi hãy gửi
- Sai chính tả và tên người — nhỏ nhưng ảnh hưởng tới cảm nhận về sự cẩn thận của bạn
Lỗi 6 đáng nhấn: một tin nhắn viết trong lúc bực có thể ở lại trong hệ thống rất lâu, và nó được đọc lại vào đúng lúc bạn không muốn.
Ba việc luyện được ngay tuần này
- Trước khi gửi, đọc lại và xoá 20% từ — gần như lần nào cũng xoá được, và bản sau luôn rõ hơn
- Kiểm dòng đầu tiên — nó đã nói được điều quan trọng nhất chưa
- Kiểm đã nói rõ mình cần gì chưa
Ba việc này mất một phút mỗi lần và thay đổi hẳn cách người khác đọc bạn.
Vì sao kỹ năng này đổi được thành tiền
Nó không nằm trong yêu cầu tuyển dụng nào, nhưng nó tác động tới:
- Việc bạn làm có được nhìn thấy không — người viết rõ được ghi nhận nhiều hơn, xem bài ba năm không lên chức
- Bạn có được giao việc quan trọng không — người quản lý giao việc cho người họ hiểu được
- Hồ sơ xin việc của bạn — CV và thư ứng tuyển cũng là viết. Xem bài thư ứng tuyển
Cùng với kỹ năng bảng tính, đây thuộc nhóm kỹ năng không cần chứng chỉ nhưng đổi được thành tiền.
Hỏi đáp
Viết ngắn có bị coi là cộc lốc không?
Không, nếu vẫn giữ lời chào và câu kết lịch sự. Cái gây khó chịu là cụt lủn và thiếu thông tin, không phải ngắn gọn.
Có nên dùng công cụ hỗ trợ viết không?
Được, nhưng phải đọc lại và sửa cho đúng bối cảnh của bạn. Văn bản chung chung đọc ra ngay, và nó xoá mất phần thông tin cụ thể vốn là thứ có giá trị nhất.
Nhắn tin công việc ngoài giờ có nên không?
Trừ việc gấp thật sự, nên hạn chế. Nếu buộc phải soạn ngoài giờ, có thể ghi rõ "không cần trả lời ngay ạ" để người nhận không thấy áp lực.
Làm sao luyện nhanh nhất?
Đọc lại những gì mình đã gửi sau vài ngày, với con mắt của người nhận. Bạn sẽ tự thấy chỗ nào thừa, chỗ nào thiếu — và đây là cách học nhanh hơn mọi khoá học.