Công việc và những tố chất cần có để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện là người lên ý tưởng sắp xếp cho một sự kiện diễn ra một cách thành công nhất. Họ là những người thực hiện các công việc từ khi nó đang trong ý tưởng đến khi nó kết thúc. Vậy bạn đã biết công việc cụ thể của nhân viên tổ chức sự kiện là gì và những tố chất cần có không? Thế bài viết sẽ giải đáp cho các bạn những thắc mắc đấy nhé!

 Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện đóng vai trò tổ chức các sự kiện nhằm thu hút sự quan tâm, chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Các sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, quảng bá đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Lập kế hoạch

Nhân viên tổ chức sự kiện khi lập kế hoạch chịu trách nhiệm cho tất cả công việc của việc lập kế hoạch, tổ chức và sau khi thông qua các cuộc họp. Những người lập kế hoạch phải giám sát các công việc như quyết định chủ đề chương trình và thông tin liên lạc giữa Agency và Client, cho đến mua sắm, thuê mướn các dịch vụ, thiết bị.

Sáng tạo thông điệp

Chủ đề của sự kiện sẽ làm chủ đạo và dẫn dắt các khía cạnh khác như thuê địa điểm và diễn giả, thuê mướn thiết bị,…

Lập ngân sách

Ngân sách là một phần quan trọng của mọi sự kiện. Nhân viên tổ chức sự kiện cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Họ phải cân đối chi tiêu từ một khoản ngân sách cho trước.

Lựa chọn địa điểm

Những nhân viên tổ chức sự kiện có thể chịu trách nhiệm lựa chọn địa điểm nếu khách hàng yêu cầu. Họ phải nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện và thông điệp muốn gửi tới.

Quản lý hậu cần

Điều này bao gồm các nhiệm vụ như phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.

Báo cáo

Một người làm nhân viên tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo về sự kiện, không chỉ đến khách hàng mà còn với công ty và các cộng sự trong event đó. Báo cáo bao gồm báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.

Các tố chất để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện

Với nhân viên tổ chức sự kiện làm trong một môi trường cực kỳ năng động, nơi  mà cái tôi được đề cao, vì vậy cần những tố chất gì để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện:

Sáng tạo

Để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện giỏi bạn phải có óc sáng tạo tuyệt vời. Nhiều sự kiện khác nhau đòi hỏi bạn phải có nhiều ý tưởng khác nhau để tạo dấu ấn và sự khác biệt cho từng chương trình, đồng thời phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Khả năng giải quyết tình huống nhanh chóng

Trong một sự kiện luôn có những tình huống mà bạn không ngờ tới. Một nhân viên tổ chức sự kiện không chỉ giám sát tiến trình công việc chặt chẽ mà còn phải nhạy bén giải quyết các tình huống bất ngờ thật tốt. Vì vậy, bạn cần dự trù những tình huống xấu có thể xảy ra và biện pháp giải quyết thích hợp.

Năng động và chịu được áp lực công việc

Là một nhân viên tổ chức sự kiện bạn phải đảm đương mọi công việc, bạn là người phải đến sớm nhất để chuẩn bị và là người ra về muộn nhất sau khi “dọn dẹp” xong mọi thứ. Bên cạnh đó bạn còn phải làm việc với nhiều công ty, đối tượng giải quyết vấn đề, vừa làm hài lòng khách hàng vừa phải cộng tác với nhân viên của mình để hoàn thành công việc.

Công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện luôn phải đối đầu với nhiều thách thức bất ngờ nhưng chính sự hài lòng, hội thảo, hội nghị thành công của khách hàng là động lực để họ không ngừng phát triển và trau dồi bản thân.

(Định Hướng Nghề Nghiệp)