Bạn qua được vòng hồ sơ, qua phỏng vấn, nhận được thư mời. Rồi kẹt lại ở khâu cuối: công ty yêu cầu nộp bộ hồ sơ, và bạn phát hiện thiếu một tờ phải về quê xin xác nhận, một tờ đã hết hạn, một tờ chưa công chứng.
Phần này không khó, chỉ mất thời gian. Và gần như toàn bộ có thể chuẩn bị trước một lần rồi dùng lại trong nhiều năm.
Danh mục thường được yêu cầu
- Đơn xin việc — nhiều nơi không cần vì đã có thư ứng tuyển; cách viết ở bài thư ứng tuyển và tin nhắn gửi nhà tuyển dụng
- Sơ yếu lý lịch theo mẫu, có xác nhận của địa phương nơi cư trú
- Bản sao căn cước công dân — bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu
- Bằng cấp, chứng chỉ — bản sao có chứng thực
- Giấy khám sức khoẻ do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp
- Ảnh thẻ — thường vài tấm, kích thước theo yêu cầu
- Giấy xác nhận cư trú, nếu được yêu cầu
- Sổ bảo hiểm xã hội hoặc mã số bảo hiểm xã hội, nếu đã từng đi làm
- Quyết định thôi việc ở nơi cũ hoặc giấy xác nhận đã chấm dứt hợp đồng
- Thông tin tài khoản ngân hàng và mã số thuế cá nhân
Mỗi công ty yêu cầu khác nhau. Hãy hỏi danh mục cụ thể ngay khi nhận thư mời thay vì đoán — một câu hỏi tiết kiệm được vài ngày chạy đi chạy lại.
Ba giấy tờ có thời hạn — đừng làm quá sớm
- Giấy khám sức khoẻ: có thời hạn, thường tính bằng tháng. Làm quá sớm thì tới lúc nộp đã hết hạn.
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận: nhiều nơi yêu cầu xác nhận trong khoảng thời gian gần đây.
- Giấy xác nhận cư trú: cũng có thời hạn sử dụng.
Nguyên tắc: bằng cấp và căn cước thì làm sẵn nhiều bản, ba loại trên thì làm khi sắp cần.
Công chứng hay chứng thực — hai việc khác nhau
Với bản sao bằng cấp và giấy tờ tuỳ thân, thứ bạn cần thường là chứng thực bản sao từ bản chính, làm được tại uỷ ban nhân dân cấp xã, phường hoặc tại văn phòng công chứng.
- Mang theo bản chính để đối chiếu
- Làm nhiều bản một lần — chi phí mỗi bản nhỏ, và bạn sẽ dùng dần trong nhiều năm
- Một số nơi chấp nhận bản sao kèm bản chính để đối chiếu tại chỗ, không cần chứng thực — hỏi trước để đỡ tốn
Số bản nên có sẵn: khoảng năm bản cho mỗi loại bằng cấp và căn cước. Đủ dùng cho vài lần nộp hồ sơ mà không phải đi làm lại.
Sơ yếu lý lịch — ba chỗ hay sai
- Viết sai thông tin so với căn cước: tên đệm, ngày sinh, quê quán. Phải khớp tuyệt đối.
- Bỏ trống phần quá trình làm việc hoặc ghi không khớp với hồ sơ đã nộp trước đó. Hai bản không khớp nhau là chuyện gây rắc rối không cần thiết.
- Xin xác nhận muộn: việc xác nhận thực hiện tại nơi cư trú, nên người đang ở xa quê cần tính thời gian đi lại hoặc hỏi trước về cách làm.
Nếu quá trình làm việc của bạn có khoảng trống, hãy ghi trung thực và ngắn gọn — cách xử lý ở bài khoảng trống trong CV.
Bốn thứ liên quan tới quyền lợi, đừng để lẫn với thủ tục hành chính
Đây là phần quan trọng nhất trong cả bài, vì nó ảnh hưởng tới tiền của bạn về lâu dài:
- Sổ bảo hiểm xã hội hoặc mã số bảo hiểm. Bạn chỉ nên có một mã số duy nhất trong suốt quá trình đi làm. Nếu bị cấp trùng, hãy yêu cầu gộp — để lẫn hai mã là mất thời gian đóng ở một trong hai.
- Quyết định thôi việc ở nơi cũ và sổ đã chốt. Đây là giấy tờ bạn cần cho cả công ty mới lẫn cho bảo hiểm thất nghiệp — xem bài bảo hiểm thất nghiệp.
- Mã số thuế cá nhân và thông tin người phụ thuộc, nếu có — ảnh hưởng trực tiếp tới khoản thuế bị khấu trừ hằng tháng, xem bài đọc phiếu lương.
- Hợp đồng lao động sau khi ký — yêu cầu một bản gốc cho mình và lưu lại; các dòng cần đọc kỹ ở bài hợp đồng lao động.
Những gì công ty không được giữ
Có hai điều đáng biết trước khi nộp hồ sơ:
- Không nộp bản chính bằng cấp, căn cước cho công ty giữ. Chỉ nộp bản sao có chứng thực; nếu cần đối chiếu thì mang bản chính tới rồi mang về.
- Việc yêu cầu người lao động nộp tiền để được nhận vào làm là không hợp lệ. Đây là dấu hiệu cần dừng lại ngay — cùng nhóm dấu hiệu nêu ở bài xin việc ở khu công nghiệp.
Những thoả thuận kiểu này dù có ghi trong giấy cũng không có giá trị — xem phần về các thoả thuận vô hiệu trong bài hợp đồng lao động.
Bộ hồ sơ số — chuẩn bị một lần, dùng mãi
Tạo một thư mục trên đám mây hoặc trên máy, lưu bản chụp rõ nét của:
- Căn cước hai mặt
- Toàn bộ bằng cấp, chứng chỉ
- Sổ bảo hiểm xã hội và mã số
- Các hợp đồng lao động đã ký và quyết định thôi việc
- Phiếu lương vài tháng gần nhất
- Ảnh thẻ bản số
Hai lưu ý về an toàn: đặt thư mục ở chế độ riêng tư, và chỉ gửi bản chụp giấy tờ tuỳ thân cho nơi bạn đã xác minh là có thật. Việc yêu cầu gửi ảnh căn cước từ rất sớm, trước cả khi phỏng vấn, là dấu hiệu đáng nghi.
Song song, hãy dọn phần công khai của mình — xem bài dấu vết trên mạng của bạn.
Danh sách làm trong một buổi
- Chứng thực năm bản mỗi loại: căn cước, bằng cấp, chứng chỉ
- Chụp và lưu bộ hồ sơ số
- Tra lại mã số bảo hiểm xã hội và quá trình đóng, xem có đứt quãng không
- Kiểm mã số thuế cá nhân và thông tin người phụ thuộc
- Chụp ảnh thẻ, lưu cả bản in lẫn bản số
Năm việc này mất một buổi và tiết kiệm cho bạn nhiều ngày trong những lần chuyển việc sau. Riêng việc số 3 nên làm lại mỗi năm một lần.
Hỏi đáp
Công ty giữ bằng gốc để "đảm bảo" thì có đúng không?
Không nên chấp nhận. Hãy đề nghị nộp bản sao có chứng thực; nếu bên tuyển dụng vẫn nhất định giữ bản chính, đó là điều đáng cân nhắc lại về nơi làm việc đó.
Khám sức khoẻ ở đâu và hết bao lâu?
Tại các cơ sở y tế đủ điều kiện; thường xong trong một buổi nếu đi sớm. Hãy hỏi công ty yêu cầu mẫu nào để khám đúng danh mục, tránh phải làm lại.
Chưa từng đi làm thì có sổ bảo hiểm chưa?
Chưa, và công ty đầu tiên sẽ đăng ký cấp mã số cho bạn. Điều cần nhớ là từ đó về sau chỉ dùng một mã số duy nhất cho mọi nơi làm việc.
Làm việc từ xa hoặc cho công ty ở tỉnh khác thì nộp hồ sơ thế nào?
Phần lớn có thể gửi qua bưu điện hoặc bản số, nhưng vẫn cần bản có chứng thực cho một số giấy tờ. Hỏi rõ trước để gửi một lần — điều cần thoả thuận khi làm từ xa ở bài làm việc từ xa và làm việc linh hoạt.