Bạn mất vài tuần để tuyển, phỏng vấn nhiều người, chọn được người ưng ý. Rồi ba tháng sau họ nghỉ.
Đây là dạng mất mát đắt nhất trong nhân sự, vì bạn đã trả toàn bộ chi phí tuyển và đào tạo mà chưa nhận lại được gì — chi tiết ở bài vì sao nhân viên tốt nghỉ.
Tin tốt: nguyên nhân của nhóm nghỉ sớm khá tập trung, và phần lớn cách sửa không tốn tiền.
Bốn nguyên nhân của việc nghỉ trong ba tháng đầu
1. Công việc thật khác mô tả lúc tuyển
Nguyên nhân số một. Tin tuyển dụng tô hồng, hoặc mô tả một vị trí mà thực tế bộ phận đang cần thứ khác.
Người vào rồi thấy khác hẳn sẽ nghỉ — và họ nghỉ sớm, vì chưa có gì giữ chân.
Cách sửa: mô tả đúng ngay từ tin tuyển dụng, kể cả phần khó khăn. Xem bài tin tuyển dụng đăng mãi không ai nộp.
2. Không ai chịu trách nhiệm hướng dẫn
Người mới vào, được chỉ chỗ ngồi, rồi "có gì hỏi mọi người nhé". Ai cũng bận, và họ ngại hỏi lần thứ ba.
Sau vài tuần, họ vẫn không rõ mình phải làm gì — và họ tự kết luận rằng nơi này lộn xộn.
3. Không biết mình được kỳ vọng đạt kết quả gì
Người mới làm chăm chỉ ba tháng, rồi bị đánh giá chưa đạt — vì họ đang làm tốt một thứ khác với thứ được mong đợi.
Đây là lỗi của người quản lý, không phải của họ.
4. Những thứ rất nhỏ ngày đầu tiên
Không có bàn, không có tài khoản, không ai biết hôm nay có người mới. Từng cái nhỏ, nhưng ngày đầu tiên là ngày ấn tượng hình thành và rất khó thay đổi sau đó.
Trước ngày đầu tiên — làm trong ba mươi phút
- Báo cho cả đội ai sẽ vào, làm vị trí gì, bắt đầu từ ngày nào
- Chuẩn bị chỗ ngồi và thiết bị
- Tạo sẵn các tài khoản cần dùng
- Chỉ định một người kèm — nêu tên cụ thể, không phải "mọi người"
- Chuẩn bị lịch tuần đầu: gặp ai, học gì, ngày nào
- Nhắn cho họ trước một hôm: mấy giờ tới, gặp ai, mang gì, gửi xe ở đâu
Điểm cuối mất một phút và giải quyết đúng thứ người mới lo lắng nhất vào tối trước ngày đầu tiên.
Điểm thứ tư là điểm quan trọng nhất trong cả danh sách: một người được chỉ định rõ ràng, có tên, biết mình có trách nhiệm này. "Có gì hỏi mọi người" trong thực tế nghĩa là không hỏi được ai.
Ngày đầu tiên
- Người quản lý trực tiếp đón — không giao hết cho nhân sự
- Giới thiệu với những người họ sẽ làm cùng, nói rõ ai phụ trách gì
- Dẫn đi một vòng: chỗ ăn, chỗ để xe, khu vệ sinh, phòng họp
- Hoàn tất giấy tờ: hợp đồng, khai báo bảo hiểm, thông tin nhận lương
- Nói rõ những thứ cơ bản: giờ giấc, cách xin nghỉ, kênh trao đổi nội bộ
- Giao một việc nhỏ làm được ngay — để họ kết thúc ngày đầu với cảm giác đã đóng góp được gì đó
Điểm 6 nhỏ nhưng hiệu quả rõ. Ngày đầu chỉ ngồi đọc tài liệu là ngày đầu rất dài.
Tuần đầu tiên: buổi nói chuyện quan trọng nhất
Người quản lý trực tiếp dành ba mươi phút, trả lời rõ bốn câu:
- Trong ba tháng tới, kết quả nào cho thấy bạn đang đi đúng hướng?
- Việc nào là ưu tiên cao nhất ngay bây giờ?
- Tôi muốn bạn cập nhật công việc theo cách nào và tần suất ra sao?
- Những việc đang tồn đọng mà bạn nên biết là gì?
Nếu bạn không trả lời được câu 1 cho một vị trí, thì vị trí đó chưa được xác định rõ — và đó là vấn đề cần sửa trước khi tuyển thêm ai.
Đây cũng chính là bốn câu người mới được khuyên nên hỏi, ở bài chín mươi ngày đầu ở công việc mới. Chủ động nói trước thì tốt hơn để họ phải hỏi.
Ba mươi, sáu mươi, chín mươi ngày
| Mốc | Kỳ vọng hợp lý | Việc của người quản lý |
|---|---|---|
| 30 ngày | Nắm được quy trình, làm được việc cơ bản có hướng dẫn | Gặp riêng, hỏi vướng ở đâu |
| 60 ngày | Làm độc lập phần lớn công việc thường ngày | Phản hồi cụ thể, điều chỉnh nếu lệch hướng |
| 90 ngày | Đạt kết quả đã nêu ở tuần đầu | Đánh giá chính thức, chốt các điều khoản |
Mốc 30 ngày quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất. Đây là lúc vấn đề còn sửa được. Tới 90 ngày mới phát hiện lệch hướng thì đã mất ba tháng của cả hai bên.
Phản hồi hai chiều — hỏi họ, không chỉ đánh giá họ
Ở mốc 30 ngày, hỏi thêm ba câu:
- "Có gì khác so với những gì em hình dung khi phỏng vấn không?"
- "Có việc gì em thấy khó tiếp cận hoặc không biết hỏi ai không?"
- "Em thấy chỗ nào trong quy trình của mình chưa hợp lý?"
Câu đầu là câu có giá trị nhất — nó cho bạn biết tin tuyển dụng và buổi phỏng vấn của mình có mô tả đúng thực tế không.
Câu cuối tận dụng một lợi thế chỉ tồn tại trong vài tháng đầu: người mới nhìn thấy những thứ người cũ đã quen tới mức không thấy nữa. Sau nửa năm, họ cũng quen như mọi người.
Tài liệu hoá — việc tốn công một lần, dùng mãi
Với doanh nghiệp nhỏ, không cần hệ thống phức tạp. Một tài liệu vài trang là đủ:
- Công ty làm gì, khách hàng là ai
- Sơ đồ ai phụ trách việc gì
- Các quy trình thường dùng, viết theo từng bước
- Danh sách công cụ và cách đăng nhập
- Những câu hỏi người mới hay hỏi, kèm câu trả lời
Mẹo thực dụng: giao chính người mới cập nhật tài liệu này trong tháng đầu. Họ vừa học được, vừa bổ sung đúng những chỗ còn thiếu — vì họ là người vừa vấp phải chúng.
Nếu người mới không phù hợp
Đôi khi tuyển sai, và đó là chuyện xảy ra với mọi nơi. Điều quan trọng là:
- Nói sớm và cụ thể thay vì im lặng tới ngày cuối thời gian thử việc
- Cho cơ hội điều chỉnh, với tiêu chí rõ ràng và thời hạn
- Nếu vẫn không được, kết thúc đàng hoàng — đúng quy định, thanh toán đủ, và không nói xấu về sau
- Rà lại khâu tuyển: mô tả công việc có đúng không, câu hỏi phỏng vấn có kiểm được năng lực thật không. Xem bài phỏng vấn ứng viên
Cách bạn kết thúc với một người ảnh hưởng tới cách những người còn lại nhìn công ty — họ đều đang quan sát.
Một chỉ số nên theo dõi
Tỷ lệ nghỉ trong ba tháng đầu. Nếu con số này cao, vấn đề gần như luôn nằm ở khâu tuyển hoặc khâu đón người mới, chứ không nằm ở lương.
Đây là chỉ số rẻ nhất để theo dõi và chỉ đúng chỗ cần sửa — khác với tỷ lệ nghỉ việc tổng, vốn chỉ cho biết có vấn đề.
Hỏi đáp
Doanh nghiệp nhỏ có cần quy trình đón người mới không?
Cần, nhưng đơn giản thôi. Ba thứ là đủ cho phần lớn trường hợp: một người kèm được chỉ định rõ, một buổi nói chuyện về kỳ vọng trong tuần đầu, và một lần gặp lại ở mốc 30 ngày.
Ai nên là người kèm — quản lý hay đồng nghiệp?
Người quản lý phụ trách phần kỳ vọng và đánh giá. Một đồng nghiệp cùng cấp phụ trách phần hỏi han hằng ngày thường hiệu quả hơn, vì người mới ngại hỏi sếp những câu nhỏ.
Nên đào tạo bao lâu trước khi giao việc thật?
Càng sớm giao việc thật càng tốt, miễn là có người kèm. Học bằng việc thật nhanh hơn nhiều so với đọc tài liệu, và nó cho người mới cảm giác mình có ích.
Người mới im lặng, không hỏi gì thì có phải dấu hiệu tốt?
Thường là ngược lại. Người mới nào cũng có câu hỏi; im lặng nghĩa là họ chưa thấy đủ an toàn để hỏi. Hãy chủ động hỏi họ thay vì chờ.