Tuyển được người là một chuyện. Giữ được lại là chuyện khác — và là chuyện ít được nói tới hơn nhiều.
Điều đáng chú ý: khi một người giỏi nghỉ, khoản lẽ ra đã giữ được họ thường nhỏ hơn nhiều so với chi phí thay thế. Nhưng chi phí thay thế không nằm trên bảng lương, nên nó vô hình.
Chi phí thật của việc thay một người
Cộng đủ thì gồm:
- Chi phí tuyển — đăng tin, thời gian sàng lọc, thời gian phỏng vấn của nhiều người
- Khoảng trống nhân sự — công việc bị dồn cho người khác hoặc bị chậm
- Thời gian đào tạo — người mới cần vài tháng để đạt năng suất đầy đủ, và người cũ phải bỏ thời gian hướng dẫn
- Sai sót giai đoạn đầu
- Kiến thức mất theo người đi — quan hệ với khách, hiểu biết về quy trình, những thứ chưa bao giờ được ghi lại
- Ảnh hưởng lên người ở lại — mỗi lần có người nghỉ, những người còn lại đều tự hỏi vì sao
Khoản thứ năm và thứ sáu lớn nhất và cũng khó đo nhất. Với vị trí có tiếp xúc khách hàng, khoản thứ năm có thể là khoản đắt nhất trong danh sách.
Những nguyên nhân thật, không phải nguyên nhân được nói ra
Trong đơn xin nghỉ, lý do thường là "vì lý do cá nhân". Trong thực tế, các nguyên nhân hay gặp là:
1. Quan hệ với người quản lý trực tiếp
Đây là nguyên nhân được nhắc tới nhiều nhất trong các khảo sát về nghỉ việc, và cũng là nguyên nhân ít được báo cáo lên cấp trên nhất — vì người nghỉ ngại nói.
2. Không thấy đường đi tiếp
Người làm tốt ba năm mà không biết bước kế tiếp là gì sẽ tự tìm bước đó ở nơi khác. Điều này không phải lúc nào cũng có nghĩa là phải thăng chức — nhưng phải có câu trả lời.
3. Lương lệch mặt bằng
Đặc biệt với người đi lên từ nội bộ, vốn được điều chỉnh dần từ mức cũ trong khi người mới vào được trả theo giá thị trường. Sau vài năm khoảng cách có thể rất rõ.
Cách phòng: định kỳ đối chiếu khung lương nội bộ với mặt bằng của chức danh và khu vực tại công cụ tra lương.
4. Công việc không như mô tả lúc tuyển
Người vào rồi thấy khác hẳn sẽ nghỉ sớm. Đây là chi phí của việc tô hồng trong tin tuyển dụng — và nó quay lại chỉ sau vài tháng.
5. Không được ghi nhận
Rất nhiều trường hợp không phải chuyện tiền. Người làm tốt liên tục mà không ai nói gì sẽ dần hiểu rằng việc mình làm không quan trọng.
6. Quá tải kéo dài
Tăng ca liên tục nhiều tháng không phải là nỗ lực, đó là thiếu người. Người giỏi thường là người bị dồn việc nhiều nhất, và cũng là người nghỉ trước.
Phỏng vấn thôi việc — nguồn thông tin bị bỏ phí
Khi ai đó đã quyết định nghỉ, họ là người duy nhất sẵn sàng nói thật.
Nên làm buổi này, nhưng làm đúng cách:
- Do người không phải quản lý trực tiếp thực hiện — nếu không, nguyên nhân số 1 sẽ không bao giờ được nói ra
- Hỏi mở: điều gì khiến bạn bắt đầu tìm việc khác?
- Hỏi: nếu công ty thay đổi được một điều, bạn nghĩ nên là điều gì?
- Không tranh luận, chỉ ghi nhận
- Tổng hợp theo quý — một trường hợp là cá biệt, năm trường hợp cùng nói một điều là vấn đề hệ thống
Việc nên làm trước khi người ta nghĩ tới chuyện nghỉ
- Nói chuyện định kỳ về công việc và định hướng, không chỉ khi có vấn đề. Một buổi ngắn mỗi tháng phát hiện được nhiều thứ trước khi chúng thành quyết định.
- Trả lời được câu "bước tiếp theo của tôi là gì" cho từng người trong đội
- Rà khung lương nội bộ định kỳ, đừng chờ tới lúc bị đòi
- Ghi nhận cụ thể — nói rõ việc gì, kết quả gì, thay vì khen chung chung
- Theo dõi khối lượng công việc — người luôn ở lại muộn không phải là dấu hiệu tốt
- Đầu tư đào tạo — nghịch lý là đào tạo làm người ta có giá hơn trên thị trường, nhưng không đào tạo khiến họ đi sớm hơn
Điểm 2 đáng làm nhất vì nó gần như không tốn tiền. Cách nhìn từ phía người lao động nằm ở bài ba năm không lên chức — đọc để hiểu họ đang tự hỏi gì.
Khi ai đó đã nộp đơn
- Cân nhắc kỹ việc giữ bằng cách tăng lương ngay — cách này đôi khi hiệu quả, nhưng nếu nguyên nhân không phải tiền thì người đó thường vẫn đi trong vòng ít tháng, và bạn đã phá khung lương
- Bàn giao tử tế — yêu cầu tài liệu hoá những gì chỉ họ biết
- Chia tay đàng hoàng — người rời đi tử tế là nguồn giới thiệu ứng viên, và đôi khi quay lại
- Rút bài học vào lần tuyển sau — xem lại mô tả công việc và tin tuyển dụng có sát thực tế không
Một chỉ số nên theo dõi
Đừng chỉ nhìn tổng tỷ lệ nghỉ việc. Tách ra:
- Nghỉ trong 3 tháng đầu — vấn đề ở khâu tuyển hoặc mô tả công việc
- Nghỉ sau 1–2 năm — thường là vấn đề lộ trình hoặc lương
- Nghỉ tập trung ở một bộ phận — vấn đề ở người quản lý bộ phận đó
Ba con số này chỉ đúng chỗ cần sửa, trong khi một con số tổng chỉ cho biết có vấn đề.
Cách viết tin tuyển dụng sát thực tế nằm ở bài tin tuyển dụng đăng mãi không ai nộp, và cách phỏng vấn để chọn đúng người ở bài phỏng vấn ứng viên.
Hỏi đáp
Doanh nghiệp nhỏ giữ người bằng gì khi không cạnh tranh được về lương?
Bằng những thứ công ty lớn khó cho: phạm vi công việc rộng, được tiếp xúc trực tiếp với người quyết định, quyết nhanh, linh hoạt về giờ giấc, và lộ trình lên nhanh hơn. Nhưng phải nói rõ và thực hiện đúng.
Tỷ lệ nghỉ việc bao nhiêu là bình thường?
Khác nhau rất nhiều theo ngành — sản xuất theo mùa vụ khác hẳn văn phòng. Điều đáng theo dõi là xu hướng của chính công ty bạn và sự tập trung ở một bộ phận cụ thể.
Có nên giữ người bằng ràng buộc hợp đồng không?
Ràng buộc giữ được thân nhưng không giữ được sự tận tâm. Với những trường hợp có đầu tư đào tạo lớn thì cam kết là hợp lý, nhưng nó không thay thế được các biện pháp ở trên.
Người giỏi nghỉ có phải luôn là lỗi của công ty không?
Không. Có những lý do thật sự thuộc về cá nhân, và có những trường hợp người đó đã vượt quá thứ công ty có thể cho. Việc cần làm là phân biệt được hai nhóm — và phỏng vấn thôi việc là cách rẻ nhất để phân biệt.