Quản lý trực tiếp khó làm việc cùng: bốn kiểu, và cách xoay với từng kiểu

"Người ta nghỉ sếp chứ không nghỉ công ty" là câu nói quen thuộc, và nó đúng trong nhiều trường hợp. Nhưng trước khi đi tới quyết định đó, đáng bỏ ra vài tuần để xác định bạn đang gặp kiểu khó nào — vì bốn kiểu dưới đây cần bốn cách xoay hoàn toàn khác nhau.

Một lưu ý ngay từ đầu: bài này nói về khác biệt trong cách làm việc. Với các hành vi vượt ranh giới — xúc phạm, quấy rối, ép làm việc trái quy định — thì không có "cách xoay", mà là việc phải ghi lại bằng chứng và báo lên cấp cao hơn hoặc bộ phận nhân sự. Phần đó nói ở cuối bài.

Kiểu 1 — Quản lý tới từng chi tiết

Biểu hiện: kiểm tra liên tục, sửa lại từng chút, muốn được hỏi ý kiến cho cả những việc nhỏ.

Nguyên nhân thật, gần như luôn là một trong hai: họ lo vì chính họ đang chịu áp lực từ trên, hoặc họ chưa đủ thông tin về công việc của bạn nên phải kiểm để yên tâm.

Cách xoay — nghịch lý là báo cáo nhiều hơn, không phải ít hơn:

• Chủ động cập nhật trước khi họ hỏi. Một tin nhắn ngắn mỗi sáng hoặc mỗi hai ngày: đang làm gì, tiến độ, có vướng gì không. Phần lớn hành vi kiểm tra dày biến mất khi người quản lý không còn phải đi tìm thông tin.
• Đề nghị một nhịp cố định: "Anh cho em báo cáo vào sáng thứ Hai và thứ Năm, giữa hai lần đó em tự chạy nhé?" — đây là cách đổi việc bị kiểm bất chợt thành một lịch bạn kiểm soát được.
• Xin quyền quyết trong một phạm vi hẹp trước, làm tốt, rồi mở rộng dần

Kiểu 2 — Không quyết, hoặc quyết rất chậm

Biểu hiện: việc treo chờ duyệt, hỏi thì "để anh xem lại", và bạn không đi tiếp được.

Cách xoay:

• Đừng đưa câu hỏi mở. Thay vì "anh thấy nên làm thế nào", hãy đưa hai phương án và một đề xuất: "Em thấy có hai cách, em nghiêng về cách một vì lý do này. Anh duyệt cách nào ạ?" Quyết định giữa hai lựa chọn dễ hơn nhiều so với quyết định từ tờ giấy trắng.
• Dùng cơ chế mặc định: "Nếu tới chiều thứ Sáu em chưa nhận được ý kiến khác thì em triển khai theo cách một nhé." Câu này lịch sự và nó tháo được nút thắt.
• Ghi lại bằng văn bản — thư điện tử hoặc tin nhắn, để mốc thời gian rõ ràng

Cách trình bày này áp dụng chung cho mọi báo cáo — xem bài nói trong công việc.

Kiểu 3 — Đổi ý liên tục

Biểu hiện: hôm nay yêu cầu thế này, tuần sau đổi hướng, và công sức đã bỏ ra thành bỏ đi.

Cách xoay:

• Chốt bằng văn bản sau mỗi cuộc trao đổi: một tin nhắn ba dòng tóm tắt những gì đã thống nhất. Không phải để bắt lỗi — mà để cả hai cùng nhìn thấy điều đã chốt.
• Làm bản nháp thô trước, xin ý kiến sớm, thay vì làm xong hoàn chỉnh rồi mới đưa. Nếu hướng bị đổi, bạn mất một ngày thay vì mất một tuần.
• Nêu chi phí của việc đổi, trung tính: "Nếu đổi sang hướng này thì phần đã làm mất khoảng ba ngày và hạn phải lùi một tuần. Anh xác nhận giúp em nhé." Câu này không phải để phàn nàn — nó đưa thông tin mà người quyết định thường không có.

Kiểu 4 — Không ghi nhận, hoặc nhận công về mình

Đây là kiểu gây mòn nhất về mặt tinh thần.

Cách xoay:

• Tự ghi lại kết quả của mình ngay khi xảy ra, kèm con số. Đây là việc bạn nên làm dù sếp thế nào — nó dùng cho kỳ đánh giá, cho hồ sơ, và cho lần thương lượng sau. Cách lưu ở bài quản lý công việc cá nhân.
• Cho công việc của mình được nhìn thấy tự nhiên: gửi bản cập nhật cho các bên liên quan, phát biểu trong cuộc họp về phần mình phụ trách. Đây không phải khoe — đây là làm cho việc bạn làm trở nên hiển thị.
• Xây quan hệ ngoài nhánh của sếp trực tiếp: đồng nghiệp bộ phận khác, bên đối tác. Đây cũng là cách giữ cho đánh giá về bạn không phụ thuộc vào một người duy nhất — xem bài quan hệ nghề nghiệp.
• Nói thẳng một lần, riêng và trung tính: "Em muốn phần em làm được ghi nhận đúng. Anh giúp em nêu tên em khi báo cáo phần này nhé." Nhiều trường hợp là vô ý và sửa được ngay.

Nếu bạn ở phía quản lý và không chắc mình có rơi vào kiểu nào không, các dấu hiệu và cách sửa ở bài lần đầu làm quản lý.

Trước khi kết luận: kiểm ba thứ về phía mình

Không phải để đổ lỗi cho bạn, mà vì ba thứ này bạn sửa được ngay còn người kia thì không:

1. Bạn có báo cáo đủ không? Nhiều hành vi kiểm tra dày là phản ứng với việc thiếu thông tin.
2. Bạn có nói khi vướng, hay im lặng cố xoay rồi trễ hạn? Người quản lý sợ nhất là biết tin xấu vào phút chót.
3. Bạn có đang chờ được hỏi thay vì chủ động đề xuất?

Nếu ba điều này chưa ổn, hãy sửa trước và cho hai tháng để xem có gì thay đổi. Rất nhiều trường hợp "sếp khó" cải thiện rõ chỉ sau khi cách báo cáo đổi.

Cuộc trò chuyện thẳng: cách nói được việc

Nếu đã thử mà không đổi, một cuộc trao đổi riêng là bước tiếp theo. Cấu trúc:

1. Xin một buổi riêng, không nói giữa cuộc họp và không nói lúc đang bực
2. Nêu sự việc, không nêu tính cách: "Tuần vừa rồi hướng của dự án đổi ba lần nên phần em làm phải bỏ" — thay vì "anh hay đổi ý quá"
3. Nêu tác động: tới tiến độ, tới kết quả, tới nhóm
4. Đề xuất một thay đổi cụ thể, nhỏ và làm được ngay
5. Hỏi lại họ cần gì từ bạn — câu này đổi cuộc trò chuyện từ một chiều thành hai chiều, và nó thường mở ra thông tin bạn chưa biết

Bước 5 là bước làm cuộc trò chuyện này khác với một lời phàn nàn.

Nếu vẫn không đổi: ba lựa chọn theo thứ tự

1. Chuyển bộ phận trong cùng công ty. Ít tốn nhất — bạn giữ được thâm niên, quan hệ và hiểu biết về công ty. Hãy hỏi bộ phận nhân sự về khả năng này trước khi tính chuyện ra ngoài.
2. Điều chỉnh kỳ vọng và ở lại có thời hạn, nếu bạn đang học được nhiều hoặc đang cần sự ổn định. Nhưng phải đặt một mốc — sáu tháng hoặc một năm — chứ không để trôi.
3. Chuẩn bị đi. Cập nhật hồ sơ, tra mặt bằng tại công cụ tra lương, nối lại quan hệ. Cách chẩn đoán quá trình tìm việc ở bài nộp mãi không được việc.

Và một điều thực dụng: đừng nghỉ đột ngột khi chưa có phương án, trừ khi tình huống thuộc nhóm nghiêm trọng nói ở phần dưới. Trong trạng thái bức bối, người ta dễ nhận một công việc mới tệ hơn chỉ vì nó khác chỗ cũ.

Khi chọn nơi mới: hỏi để không lặp lại

• "Người tiền nhiệm chuyển đi đâu, và vì sao?"
• "Đội hiện có mấy người, có ai gắn bó trên hai năm không?"
• Đề nghị gặp người quản lý trực tiếp nếu chưa được gặp trong quy trình

Cách đọc dấu hiệu ngay trong buổi gặp ở bài tìm hiểu công ty trước khi phỏng vấn.

Ranh giới: khi đây không còn là chuyện cách làm việc

Bốn kiểu ở trên là khác biệt về phong cách. Những điều dưới đây thì khác hẳn:

• Xúc phạm, hạ nhục trước mặt người khác
• Quấy rối dưới bất kỳ hình thức nào
• Ép làm việc trái quy định hoặc yêu cầu che giấu sai phạm
• Trù dập sau khi bạn phản ánh điều gì đó

Với nhóm này: ghi lại bằng chứng có mốc thời gian, không xử lý một mình, và báo lên cấp cao hơn hoặc bộ phận nhân sự. Nếu liên quan tới kỷ luật lao động, xem bài kỷ luật lao động: công ty được làm gì; nếu ảnh hưởng tới sức khoẻ, xem bài kiệt sức vì công việc.

Hỏi đáp

Có nên phản ánh lên cấp cao hơn không?

Với khác biệt về cách làm việc, hãy nói trực tiếp với người đó trước — bỏ qua bước này thường làm mọi thứ tệ hơn. Với các hành vi vượt ranh giới thì ngược lại: báo lên và giữ bằng chứng.

Tôi và sếp không hợp tính, có phải cứ thế mà đi không?

Không nhất thiết. Bạn không cần hợp tính với người quản lý — bạn cần một cách làm việc chung dùng được. Nhiều quan hệ công việc tốt là giữa hai người rất khác nhau.

Sếp mới đổi, cách làm khác hẳn người cũ thì sao?

Đây là giai đoạn chuyển tiếp bình thường. Hãy chủ động hỏi họ muốn được báo cáo thế nào và ưu tiên gì trong ba tháng đầu — hỏi trước tiết kiệm được rất nhiều va chạm.

Nghỉ vì sếp thì giải thích thế nào trong buổi phỏng vấn?

Nói hướng tới và trung tính: "Em muốn sang môi trường có cách làm việc rõ ràng hơn về phân quyền." Đừng kể chi tiết và đừng chê — câu chê sếp cũ luôn được nghe như dự báo cho lần sau, xem bài sáu câu hỏi buổi phỏng vấn nào cũng có.